Beata Stepniak-Furkałowska, trener i coach z pasją pisania.

Często słyszę od znajomych czy klientów: Wiesz, jestem w permanentnym niedoczasie. Przepraszam, nie mogę teraz rozmawiać, rozumiesz, czeka mnie długa lista rzeczy do zrobienia. Słuchaj, zdzwonimy się, jak będę wracać z pracy samochodem, wtedy będę mieć trochę czasu.

Czas nabrał wartości. Stał się dobrem pilnie poszukiwanym i cenionym. Wystarczy się rozejrzeć wokół, aby stwierdzić, że wszyscy dokądś gonimy. Dokąd? Po co? Głównie, żeby zdążyć przejść na światłach, zrobić zakupy, odebrać dziecko ze szkoły, dotrzymać terminu projektu, kolejnego raportu, zestawienia, zdążyć z kolejnym audytem czy na naradę. Zdarza się nam „gonić za własnym ogonem” albo (jak w znanym dowcipie) robić przebiegi z pustą taczką. Wciąż mamy poczucie, że niepotrzebnie tracimy czas i że musimy go oszczędzać, jak bohaterowie filmu In time (pol. Wyścig z czasem, reż. Andrew Niccol, 2011). Zdarza się nam zastanawiać: Jak ten czas – dzień, tydzień, rok przeleciał?

GDZIE PODZIEWA SIĘ NASZ CZAS?

Mnóstwo naszego czasu przepada gdzieś w czarnych dziurach Facebooka, Instagrama czy wirtualnych rozmów lub spotkań. Ale Internet to przecież nie tylko media społecznościowe. Brutalna prawda jest taka, że każdego dnia przybywa nam obowiązków i informacji, których przetwarzanie niejednokrotnie przypomina pracę Syzyfa, wpychającego kamień na górę.

Ledwo się człowiek „odgruzuje” jednego dnia, a drugiego trzeba zaczynać od początku.

Nieustannie, za naszymi plecami online, lawinowo rośnie ilość informacji, które musimy przyswoić. Dla przykładu: w latach 2011-2012 liczba danych wytworzonych przez człowieka przewyższyła liczbę informacji wyprodukowanych do tego momentu w całej historii ludzkiej cywilizacji. (Gogołek 2014). W 2015 roku liczba maili biznesowych wysyłanych i odbieranych przez jednego użytkownika w ciągu jednego dnia wyniosła 122, szacunki mówią, że w tym roku będzie ich 126 (Badania The Radicati Group). Świadomie czy nie, każdy z nas dziennie wchłania 34 gigabajty danych (równowartość około 100 500 słów). I uwaga! Stanowi to wzrost o ponad 350 proc. od 1980 roku. (Cisco).

Niestety beztroskie lata 80-te już nie wrócą, na bieżąco musimy próbować poradzić sobie z natłokiem informacji, które nas zalewają. Nie jest łatwo, bo czasu nam nie przybywa.

ZMĘCZENIE INFORMACJĄ

Niektórzy z nas cierpią na, zdiagnozowany i opisany przez Davida Levisa, syndrom zmęczenia informacją. Fakt, że nie możemy zapanować nad ich nieustannym napływem, sprawia, że czujemy się rozbici, sfrustrowani, mamy kłopoty z podejmowaniem decyzji i koncentracją. Nic dziwnego, jeśli każdego miesiąca dostajemy tyle informacji, ile nasi dziadkowie przez całe ich życie (Eryk Mistewicz Attention Crash, Forbes). Dlatego ciągle „jesteśmy w naszych głowach”, kierując myśli od jednej rzeczy, którą należy zrobić, do kolejnej. Niejednokrotnie dostajemy zadyszki, przemierzając dystans dzielący nas od jednego zadania do drugiego. Męczą nas sprawy niedokończone, w tzw. zawieszeniu. Ciągle mamy je z tyłu głowy i jakaś część naszej energii zaangażowana jest w utrzymywanie ich w naszej świadomości.

Jakże cudownie byłoby mieć „czysty umysł”, niezaprzątnięty tysiącem spraw i głosów, recytujących nasze powinności. Czy można to osiągnąć? Podobno tak.

CZYSTY UMYSŁ

David Allen, autor bestsellera Sztuka bezstresowej efektywności (Getting things done, One Press, 2001), podkreśla, że aby efektywnie zarządzać zobowiązaniami, musimy mieć sprawny system, w którym będziemy je umieszczać i który będziemy regularnie przeglądać. Formułuje to tak: Po pierwsze, jeśli coś tkwi w Twoim umyśle, Twój umysł nie jest czysty. Wszystkie sprawy, które uważasz za niedokończone, muszą zostać zebrane w godnym zaufania systemie poza Twoim umysłem. Podkreśla, jak ważne jest, aby wyrzucić to wszystko ze swojej głowy. Ma tu na myśli sprawy zaprzątające nasz umysł. Proponuje zapisać je w sprawnym systemie, który pozwoli nam do nich wrócić i zająć się nimi w odpowiednim czasie.

Sporządzaj plan dnia

Zaplanowanie działań sprawia, że możemy poczuć jako taką ulgę i przyjąć, że nic nam nie umknie z długiej listy zadań do zrobienia. Tymczasem, kiedy pytam na szkoleniach, czy Państwo planujecie?, zwykle otrzymuję dwa rodzaje odpowiedzi. Część uczestników odpowiada, że tak, jak najbardziej, część od jednoznacznej odpowiedzi ucieka, mówiąc np., że w audycie i kontroli właściwie wszystko jest już odgórnie zaplanowane – są plany kontroli, czynności się powtarzają i nie trzeba już niczego dodatkowo planować.

Każdy z nas na pewno miał okazję się przekonać, że jeśli sam nie zrobi planu dnia, zwykle inni zrobią to za niego. Godząc się na to, ryzykujemy pracą po godzinach, żeby nadgonić własne sprawy. Zadawanie sobie pytania, czy planowanie jest ważne, wydaje się w tym kontekście pytaniem retorycznym. Donald E. Wetmor, profesor MBA z nowojorskiego Mercy College in Dobbs Ferry, autor koncepcji organizacji czasu pracy i wieloletni doradca w tym zakresie, zaczynanie dnia bez planu wymienia jako pierwszy z pięciu błędów w organizacji czasu pracy, popełnianych przez menedżerów.

Jak to wygląda w Polsce? Raport Praca, moc, energia w polskich firmach (Human Power) pokazuje, że 48,2 proc. pracowników rozpoczyna swój dzień, przygotowując plan i ustalając priorytety. Jednak zbliżona liczba ankietowanych pracowników, tj. 50,2 proc., odpowiedziała, że nie trzyma się ustalonego planu dnia i priorytetów. Niewiele osób wie, że jeszcze nie tak dawno „priorytet” występował jedynie w liczbie pojedynczej, dziś najczęściej pojawia się w liczbie mnogiej. Co więc jest naszym kolejnym priorytetem w zarządzaniu sobą w czasie? Co powinniśmy robić?

Dbaj o równowagę

Donald E. Wetmor brak równowagi umieszcza na drugim miejscu listy błędów w zarządzaniu sobą w czasie. Chodzi o to, aby nie zaniedbywać obszarów takich, jak: zdrowie, rodzina czy duchowość, skupiając się na pracy. Myśląc o zdrowiu, pamiętać trzeba, jak ważny jest odpoczynek. Tymczasem ponad połowa polskich pracowników myśli o pracy, kiedy jest już w domu, odbiera służbowe maile i telefony.

Sprzątaj swoje biurko

Ostatnio serca czytelników podbiła książka Magia sprzątania Marie Kondo (MUZA, 2015). Autorka rozprawia się z błędnymi przekonaniami o sprzątaniu. Uczy, jak porządkować rzeczy, jak sprawić, by odnalazły swoje miejsce. Nie od dziś wiadomo, że bałagan męczy, dekoncentruje. Nie tylko w domu, lecz także w pracy. Patrzenie na biurko, na którym leżą nieuporządkowane papiery, rozprasza. Nie mówiąc już o staracie czasu na ich szukanie. Porządek w dokumentach oszczędza czas, nawet do 7,5 godziny tygodniowo. Opłaca się walczyć z bałaganem.

Wysypiaj się

Śpimy krócej niż w latach 40-tych XX wieku. Wtedy średnio spaliśmy osiem godzin, a teraz tylko sześć. Odwołując się do badań: 60,9 proc pracowników polskich firm przyznało, że budzi się rano zmęczona, a trzech na 10 śpi mniej niż sześć godzin na dobę. W konsekwencji, aż 34 proc. z nas ma problemy z efektywną pracą w godzinach popołudniowych. (PME, Human Power)

Wychodź na lunch

Wydawałoby się, że to banalne i można spytać, dlaczego niewychodzenie na lunch znalazło się na liście pięciu błędów w zarządzaniu sobą w czasie Donalda Wetmora. Jeśli głębiej się nad tym zastanowić, oczywiste wydaje się, że jeśli nie robimy sobie przerwy w ciągu dnia pracy, nie dostarczamy organizmowi potrzebnej energii. Nie raz pewnie sami czuliśmy dopadające nas zmęczenie i potrzebę ruchu po kilku godzinach pracy, czasami w tej samej pozycji. Przerwa na „małe co nieco” w ciągu dnia, pomaga w zachowaniu większej efektywności do końca dnia pracy.

I w tym przypadku również raport PME (Human Power) przedstawia twarde fakty: 46,4 proc. z nas pracuje przez wiele godzin, nie robiąc sobie żadnych przerw. 63,1 proc. robi przerwy między posiłkami dłuższe niż trzy godziny, a 34,3 proc. pracowników je zupki instant, posiłki gotowe lub inne dania typu fastfood przy biurku.

MAMY NAD CZYM PRACOWAĆ

Jeden ze słynnych kierowców Formuły 1 powiedział kiedyś: Jeśli wszystko wydaje się być pod kontrolą, to oznacza, że nie jedziesz wystarczająco szybko. Wygląda na to, że świat tak szybko podąża naprzód, że wolna jazda nam nie grozi. Musimy się więc nauczyć radzić sobie w takich warunkach, jakie są. Starać się, kiedy to tylko możliwe, „czyścić” dyski naszego umysłu. Stworzyć na swoje potrzeby sprawny system zarządzania czasem i informacjami. Na bieżąco dostosowywać go do zmieniających się warunków. To powinno zadziałać!